各单位、各部门：
为配合学校做好资产清查工作，进一步规范图书管理，全面、准确掌握图书资产现状，经学校研究，决定对全校图书资料进行全面的清查。现将有关事项通知如下：
一、清查基准日：2019年12月31日
二、清查范围
（一）清查对象
1．图书馆：图书资料包含纸质图书、过刊、数字资源（数字图书、数据库）。此次清查中，纸质图书资料以汇文管理系统里面的图书信息为主；数字资源因为都是远程访问形式，清查当年即可，由总务处提供2019年采买目录清单。
2．二级学院（教学部）、教学科研单位、机关部处、群众团体（工会、团委等）等已入账及未入账的图书资料（含数字资源）。各单位订阅的报纸、杂志不列入清查范围。此项由总务处提供图书资产清单。
二级学院（部门）资料室向图书馆批量外借的图书，图书馆将专项清查。
3．用科研课题经费购置的、未纳入图书馆馆藏的图书资料（含数字资源）。由科研处提供图书资产清单。
（二）资产来源
包括购买（用学校的款项或各单位自有资金购置）、交换、赠送的图书资料（含数字资源）。
三、清查办法和安排
（一）纸质图书清查
1．整理图书资料财产台账阶段（3月31-4月1日）
相关部门提供图书资产明细，制作各部门图书资料目录清单（附件1），并交图文信息中心汇总。
图书馆由采编人员提供汇文管理系统中截止清查基准日的数据清单：
①图书馆各馆藏地图书分类统计表（附件2-1）。 ②图书馆外借图书分类统计表（附件2-2）。 ③图书馆收纳赔付款图书分类统计表（附件2-3）。
2．部门自查阶段（4月13日-4月30日）
由图文信息中心下发部门图书资料清单，各部门根据图书资料清单，进行自查，对盘点核对准确的做好标记，打印好各部门图书资料自查盘点表（附件3），以备工作人员盘点核对。图书馆图书资料较多，可以延后，安排在最后清查。
在自查核对的过程中，需要把目录清单的空白内容填写完整。对于表格中没有对应信息的实物资产，需要在表格中将该实物追加上去。若出现目录清单上的资产无法找到实物的情况，必须对该资产进行追查，确实无法找到必须对缺失的资产出具说明，相关领导签字审批。如属于已报废未及时作销账处理的，经查属实后，要作销账处理。自查盘点表“清查情况”列填：完成、无、已报废、待报废、盘盈。
3．图书馆盘点阶段（4月6日-5月12日）
图文信息中心提出具体的盘点计划和要求，由图文信息中心和总务处安排人员共同盘查。
①清点各书库藏书，填写图书馆书库盘缺汇总表（附件4-1）。 ②清点各部门资料室批量借书，填写各资料室外借图书盘点表（附件4-2）。 ③清点出破损图书并按类目汇总册数，填写图书馆破损图书汇总表（附件4-3）。
4．数据统计阶段（5月8-20日）
①按馆藏地、类目，统计盘点后的图书册数。 ②按图书类目，统计各种短缺类型册数。 ③与目录清单进行比对；如果存在差异，要进一步核实并进行说明。
（二）图书馆过刊清查（4月6日-5月12日）
1．由图书馆采编人员提供汇文管理系统内按出版年份划分的过刊册数和总数量。
2．按出版年代清点过刊册数，填写图书馆过刊盘点表（附件5）。
3．统计各出版年代的过刊册数，并与系统数据进行比对；若出现短少，需进行核实、说明。
（三）数字图书及数据库清查（4月6日-5月12日）
1．总务处提供2019年数据库采购目录清单（附件6-1）。
2．目录清单与数据商服务合同、图书馆网站数字资源名称核对清点，填写数据库盘点表（附件6-2）。
3．若有不实或中断开通等情况，需进行说明。
四、总结与改进
完成清查后，针对图书资料资产清查情况起草工作报告，对资产清查中存在的问题进行分析，制定整改措施，对盘盈资产进行重新入库登记，对盘亏资产在资产管理系统中进行报备。
附件1：各部门图书资料目录清单 附件2-1：图书馆各馆藏地图书分类统计表 附件2-2：图书馆外借图书分类统计表 附件2-3：图书馆收纳赔付款图书分类统计表 附件3：各部门图书资料自查盘点表 附件4-1：图书馆书库盘缺汇总表 附件4-2：各资料室外借图书盘点表 附件4-3：图书馆破损图书汇总表 附件5：图书馆过刊盘点表 附件6-1：2019年数据库采购目录清单 附件6-2：2019年数据库盘点表
江西科技学院 2020年3月30日
