数字化迎新系统是我院正在实施的电子校务建设工程的重要项目之一。在院领导的高度重视下，经过学院信息中心等有关部门的辛勤努力，这一系统已完成安装与测试，于8月14日开始正式启动。在分别于８月１５日和８月１８日开始的瑶湖校区与京东校区的２０１０级新生报到接待中，财务处、后勤中心和各系开始全面使用这一系统。
王志锋院长和许祥云、胡剑锋副院长先后亲临瑶湖校区新生报到现场巡视、检查，详细了解了数字化迎新系统的使用情况。为了保障数字化迎新系统的使用，信息中心主任李晓宾和北京希尔公司项目经理胡立荣在新生报到现场进行指导，电子校务项目组技术人员和业务人员也在现场提供技术支持，并到各系办公室询问迎新系统的使用情况，及时解决相关问题。
此次新生报到设立了财务处、一卡通中心、档案馆、宿管处、军服发放处和院系六个点。为了方便新生信息的读取，提高报到效率，每个报到点都配备了读卡器。新生依次在这些报到点提交一卡通在电脑上检视，经工作人员处理后，便完成了整个报到流程。
与传统的手工填写表格的新生报到方式相比，数字化迎新系统有很大优势。一是院领导可以实时查看新生报到情况，如校区、院系、专业的实际应到人数、已到人数、未到人数、报到率；二是新生凭一卡通到业务部门、各系迎新报到点报到，工作人员使用读卡器直接读出新生有效信息，在一定程度上避免了人工输入错误，并提高了工作效率，减少了新生报到排队时间；三是实现了资源共享，数据来源唯一；四是今年在各系报到点安装了网络，使报到点能在现场集中办公，省去学生到各系办公室来回奔跑；五是各系办公室也可同时为学生办理报到手续，与报到点相同，学生可以选择去系办公室或迎新报到点。
数字化迎新系统的使用受到了新生和学院各系、各有关部门的极大赞赏和欢迎。两校区参加迎新工作的很多教职工认为，这是学院使用先进技术手段的一次大的创新，为迎新工作提供了极大的便利，并显著提高了工作效率和质量。
